3 modalități de a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului

Lucrătorii sunt întrerupți în medie la fiecare trei minute și cinci secunde, dar durează până la 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la sarcină. Iată cum puteți obține un control.

3 modalități de a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului

Cercetătorii de la Universitatea din California, Irvine, găsite lucrătorul tipic de birou este întrerupt la fiecare trei minute și cinci secunde, durând până la 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la sarcină. Astfel de perturbări mănâncă 28 de miliarde de ore irosite pe an, cu o pierdere de aproape 1 trilion de dolari pentru economia SUA.

Deci, cum își pot îmbunătăți oamenii abilități de gestionare a timpului și opriți comutarea între sarcini pentru a menține concentrarea?

Revizuiește-ți calendarul

Când nu sunteți sigur unde vă duce timpul, căutați o sursă de adevăr - calendarul dvs. Unde îți petreci cea mai mare parte a zilei? Dacă este vorba de ședințe, un prim pas solid pentru a obține mai mult timp pentru productivitate este să evaluezi fiecare întâlnire și să înțelegi dacă ar putea fi sau nu eliminată. Chiar și cea mai mică dintre întreruperi se adună în timp.

Într-un interviu cu Catherine Webb, managerul blogului de la Hubstaff a spus:

Întâlnirile inutile sunt una dintre cele mai mari pierderi de timp pe care le vedem în munca la distanță. Din moment ce multe companii au început recent să lucreze de acasă pentru prima dată, o mulțime de manageri folosesc întâlnirile zilnice de check-in pentru a fi informați. Unele echipe au două sau trei întâlniri de check-in în fiecare zi! O întâlnire de check-in consumă o oră sau mai mult, care ar fi putut fi folosită pentru munca productivă, iar întreruperea îngreunează echipei dvs. să se concentreze asupra priorităților lor de top. Două check-in-uri în fiecare zi adaugă cu ușurință până la 10 ore pe săptămână, ceea ce reprezintă 25% din timpul potențial productiv al echipei tale. Adăugați orice alte întâlniri din calendar și s-ar putea să descoperiți că echipa dvs. își petrece 30% până la 50% din timpul lor în întâlniri care ar putea fi automatizate sau eliminate.

Opriți comutarea între sarcini

Google caută starea de flux a crescut la jumătatea lunii aprilie a acestui an, ceea ce ar putea avea legătură cu oamenii care încearcă să-și optimizeze timpul de acasă. Potrivit Headspace , psihologii Mihaly Csikszentmihalyi și Jeanne Nakamura numesc fluxul un sentiment în care, în condițiile potrivite, te afli pe deplin cufundat în orice faci. La fel ca zilele în care codul sau conținutul de marketing curg cu ușurință de la creier la computer.

Deși starea fluxului este ideală pentru sarcini dificil de realizat, este greu de realizat în mod constant. Trei practici vă pot ajuta:

  • Stimuli interni liniștitori (a fi prea cald / rece, distras de gânduri)
  • Blocarea stimulilor externi (zgomot, copii, mesaje text, apeluri telefonice)
  • Folosirea proceselor mentale practicate (spre deosebire de cele cu care nu sunteți familiarizați și care necesită încărcare mentală suplimentară sau meta-focalizare pentru a finaliza)

Permiteți-mi să mă scufund în a treia practică, deoarece este cea mai complicată. Va trebui să vă instruiți creierul cu privire la sarcinile necesare pentru ca aceste sarcini să devină parte a memoriei musculare. La fel ca atunci când faci un sandviș pentru prânz, mergi pe pilot automat - nu trebuie să te gândești neapărat la toți pașii pentru a face acest lucru.

Mike Vardy, fondatorul Productivistului, definește opusul acestor procese mentale cu pilot automat ca fiind mintea începătorului. El spune că puteți face o mulțime de lucruri simple pentru a obține mai ușor o stare de flux în timpul sarcinilor de zi cu zi. De exemplu, este imperios necesar să scrieți verbul pe o listă de sarcini cât mai explicit posibil, astfel încât să nu fiți nevoiți să treceți peste sarcină cu mintea începătorului. În loc să scrieți, sunați la Jim, includeți detalii și scrieți, sunați la Jim la 555-5555 pentru a răspunde la întrebări despre setul de date.

Pe măsură ce lucrați pentru a ajunge la o stare de flux, este util să blocați timpul departe de distragerea atenției externe pentru a stimula liniștiți stimuli interni și să vă concentrați asupra acelor sarcini dificile. Sperăm că acest lucru vă menține în flux mai mult timp, fără întreruperi - ceea ce este esențial pentru că este nevoie până la 23 de minute pentru a reveni după fiecare întrerupere.

Răspundeți-vă

Când lucrați într-un birou, înconjurat de colegi, mediul însuși creează responsabilități. Oamenii vor observa dacă nu îți faci exact treaba. Dar a lucra de acasă este o altă poveste. Cine este acolo pentru a observa dacă rămâi sau nu pe drumul cel bun? Deși un mediu flexibil poate duce la creșterea creativității pentru unii, poate duce, de asemenea, la distragerea atenției și la legarea de sarcini care nu au legătură cu munca pentru alții.

Dacă dvs. sau colegii dvs. întâmpinați dificultăți în tranziția la munca acasă, luați în considerare sfatul lui Ethan Taub, CEO al Goalry și Loanry, cu privire la a rămâne răspunzător: Când sunteți acasă, vă recomand să respectați un program sau, dacă locuiți, împreună cu alții, puneți-i să vă spună dacă vă văd slăbiți. O facem cu toții, este un lucru firesc, dar învață-te să o eviți.

La Capacity, majoritatea dintre noi nu lucrau de la distanță până când coronavirusul a lovit. Cu toate acestea, am avut întotdeauna un program flexibil și un PTO nelimitat. Având încredere înrădăcinată în cultura noastră, fiecare membru al echipei are capacitatea de a-și lua timpul necesar pentru a fi cel mai productiv eul lor. Aceasta include timpul dedicat familiei, prietenilor și altor factori externi, care pot avea o greutate mare asupra oamenilor. Datorită mediului de încredere pe care îl oferim, am văzut beneficii mari în ceea ce privește responsabilitatea și productivitatea în timpul zilei de lucru.

Aș încuraja pe toți liderii companiei să încredințeze membrilor echipei lor ceva mai multă flexibilitate pe măsură ce toată lumea își dă seama cum să fie cel mai productiv eu și să se tragă cel mai bine responsabil. În mod ideal, acest lucru va genera membrii echipei mai productivi, loiali și fericiți și o linie de bază mai bună a afacerii.


David Karandish este fondatorul și CEO al Capacitate , o companie de inteligență artificială pentru întreprinderi care construiește o platformă de partajare a cunoștințelor sigură, nativă AI, pentru a ajuta echipele să își facă cea mai bună treabă - și să economisească timp și bani.